سند مالکیت یکی از مهم‌ترین مدارک حقوقی در ثبت یا نقل و انتقال املاک است. اگر سند به هر دلیلی مفقود شود یا اطلاعات داخل آن مخدوش شده و یا به طور کلی از بین برود، باید بلافاصله نسبت به دریافت سند المثنی اقدام کرد. برای ارائه درخواست سند ملک المثنی باید به اداره ثبت محلی مراجعه شود که ملک در آن قرار دارد. در این مقاله قصد داریم همه مراحلی را که باید برای گرفتن سند ملک المثنی طی کنید، بررسی کرده و به ترتیب آن‌ها را بیان کنیم.
سند ملک المثنی در چه صورتی صادر می‌شود؟
طبق قانون در صورتی می‌توان برای صدور و دریافت سند ملک المثنی اقدام کرد که یکی از موارد زیر پیش آمده باشد:
– سند مفقود شده باشد.
– سند به سرقت رفته باشد.
– تمام یا بخشی از اطلاعات سند به دلیل آتش سوزی یا هر دلیل دیگری از بین رفته باشد.
– سند نزد فردی غیر از مالک باشد و حتی از طریق مراجع قانونی نیز نتوان آن را پس گرفت.
ماده ۱۲۰ آیین نامه قانون ثبت املاک برای دریافت و گرفتن سند ملک المثنی
طبق مفاد این ماده هر زمان که مالک ملک بخواهد درخواست دریافت سند المثنی کند، باید درخواست خود را به صورت کتبی به اداره ثبت محلی که ملک در آن واقع شده است ارائه دهد. در این درخواست باید علت از بین رفتن و گم شدن سند ملک نوشته شود. همچنین باید یک استشهادیه به این درخواست پیوست شود. در این استشهادیه حداقل سه نفر از این موضوع اظهار اطلاع کرده و نسبت به آن شهادت دهند. از میان این سه نفر باید یک نفر انتخاب شود. امضا و هویت این شخص باید توسط نیروی انتظامی یا یکی از دفاتر معتبر اسناد رسمی تایید شده باشد. این شخص وظیفه دارد که امضا و هویت سایر شهود را تصدیق نماید. برگ استشهاد یک سند دو برگی است که نمونه آن توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور چاپ شده است. هر دوی این برگ‌ها باید توسط درخواست کننده به طور کامل پر شوند.
پس از اینکه برگ استشهاد و نامه درخواست آماده شد، باید آن را به اداره ثبت ببرید. نامه از طریق اداره ثبت و تحت عنوان یک بخشنامه به دفترهای اسناد رسمی ابلاغ می‌شود. در این مرحله متقاضی دریافت سند ملک المثنی، باید آگهی مفقود شدن یا از بین رفتن سند ملک خود را در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار یا روزنامه نیازمندی‌ها منتشر کند. در این مرحله باید ده روز پس از تاریخ انتشار آگهی صبوری کرد. اگر در این مدت اعتراضی نشود و یا سند مالکیت اصلی به دست متقاضی نرسد، اداره ثبت فرایند صدور سند ملک المثنی را آغاز خواهد کرد.
طبق این ماده از قانون ثبت اسناد و املاک آگهی مورد نظر باید حاوی نام و نام خانوادگی کامل مالک، آدرس ملک، خلاصه‌ای از ادعای گم شدن یا از بین رفتن سند ملک، معاملاتی که بر روی سند تا رسیدن به دست مالک فعلی انجام شده باشد. در انتهای آگهی نیز باید اضافه گردد که اگر کسی بر روی سند ملک مذکور تا تاریخ انتشار آگهی معامله‌ای انجام داده که در قسمت قبلی ذکر نشده است، تا ده روز پس از انتشار آگهی فرصت دارد که اعتراض خود را اعلام کند. در صورت عدم دریافت اعتراض در این مدت، اداره ثبت فرایند صدور سند ملک المثنی را به نام متقاضی آغاز خواهد کرد. وظیفه تصحیح اشتباهات موجود در آگهی بر عهده مسئول اداره کل ثبت املاک و اسناد استان خواهد بود.
تبصره‌ها برای دریافت و گرفتن سند ملک المثنی
تبصره‌ها برای دریافت و گرفتن سند ملک المثنیماده ۱۲۰ از قانون ثبت اسناد و املاک دارای شش تبصره است. تبصره اول اداره ثبت را موظف می‌کند که در صورت صدور سند ملک المثنی مراتب را به دفاتر حوزه کاری خود به صورت کتبی اطلاع داده و متذکر شود. به این ترتیب دفاتر می‌توانند در زمان معامله ملک به سادگی جریان ثبتی ملک را استعلام کرده و در صورتی عدم وجود مانع یا مشکلی بر سر راه، معامله را تنظیم کرده و ثبت نمایند. به هر ملکی که دارای سند المثنی است، یک پلاک تعلق می‌گیرد. تمامی دفترخانه‌ها موظف هستند که شماره پلاک چنین املاکی را ثبت کنند تا بتوانند در زمان تنظیم یا انتقال اسناد برای استعلام به آن پلاک مراجعه نمایند. در صورتی که فرایند از حالت دستی خارج شده و با کامپیوتر انجام می‌شود، نیازی به اعلام کتبی وجود ندارد. اما استعلام سند المثنی در هنگام انتقال یا معامله واجب است.
طبق تبصره دوم این ماده در مواردی که علت درخواست صدور و دریافت سند ملک المثنی، ضبط سند توسط کسی به غیر از مالک باشد، به طوری که حتی از طریق مراجع قانونی نیز امکان پس از گرفتن آن وجود نداشته باشد، نیازی به ارائه فرم استشهاد و انتشار آگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار یا روزنامه‌های نیازمندی وجود ندارد. تنها کافی است اداره ثبت با رعایت اصول گفته شده در تبصره اول و با گواهی دادگاه اقدام به صدور سند ملک المثنی کند.
تبصره سوم از این ماده مربوط به املاک موروثی است. بر طبق این تبصره اگر ملک موروثی بوده و مراحل انحصار وراثت آن انجام شده باشد، اما یکی از وراث به هر دلیلی سند ملک را نزد خود نگه داشته و از تسلیم آن به سایرین خودداری می‌کند، سایر وراث می‌توانند برای دریافت سند المثنی به مراجع قانونی مراجعه کنند. در چنین حالتی اداره ثبت باید به شخصی که سند را نزد خود نگه داشته، تذکر دهد. اگر پس از گذشت ده روز از تاریخ صدور اخطاریه اقدامی صورت نگرفت، دفتر ثبت باید مراتب را در روزنامه‌های کثیرالانتشار منتشر کند.
در این آگهی باید به شخص مذکور برای بازگرداندن سند یک مهلت چند روزه داده شود. اگر پس از گذشتن این مهلت آن شخص هنوز نسبت به بازگرداندن سند اقدامی نکرده باشد، در این صورت سند مالکیت با توجه به نتایج انحصار وراثت صادر شده و به سایرین ارائه می‌شود. پس از صدور سند باید دفتر ثبت مشخصات سند اصلی و مراتب کار را به تمامی دفاتر اسناد رسمی اعلام نماید. این دفاتر موظف هستند در صورتی که معامله‌ای بر روی این سند در حال انجام بود یا در آینده انجام گرفت، سند را ضبط کرده و برای اقدامات لازم به دفتر ثبت ارسال کنند.
طبق تبصره چهارم مواردی که سند مالکیت آن‌ها به نام دولت بوده یا به دولت انتقال داده شده است، از این قانون مستثنا هستند. در چنین مواردی تنها کافی است که مرجع ذی‌ربط با داشتن گواهی وزارت دارایی و امور اقتصادی نسبت به ارسال درخواست دریافت سند ملک المثنی اقدام نماید. در تبصره پنجم نیز ذکر شده است که در صورتی که دلیل درخواست صدور و دریافت سند ملک المثنی از بین رفتن بخشی از سند مالکیت یا غیر قابل استفاده بودن آن به دلیل ریختن جوهر، سوختگی یا پارگی باشد، باید دفتر ثبت سند جدید را صادر کرده و سند قبلی را باطل کند. سند باطل شده باید در بایگانی دفتر ثبت نگهداری شود.
در آخرین تبصره نیز ذکر شده که اگر سند اولیه پس از صدور و تحویل سند ملک المثنی پیدا شود، مالک موظف است این اتفاق را از طریق نامه کتبی به اطلاع دفتر ثبت برساند، دفتر ثبت می‌تواند سند المثنی را باطل کرده و مراتب ابطال آن را به اطلاع دفاتر اسناد رسمی برساند. این مهم در صورتی امکان‌پذیر است که معامله‌ای با سند ملک المثنی انجام نشده باشد. اگر با استفاده از سند المثنی معامله‌ای انجام شده باشد، باید سند اولیه دریافت شده و باطل گردد. سند باطل شده باید در پرونده ثبتی مربوط به این مورد بایگانی شود.
جمع بندی
بر طبق قانون زمانی که برای دریافت و گرفتن سند ملک المثنی درخواست خود را ارائه می‌دهید، باید به طور کامل علت درخواست خود را شرح دهید. به علاوه تا ده روز با انتشار آگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار به دیگران فرصت خواهید داد که هرگونه ادعا یا اعتراضی را نسبت به سند ملک اعلام کنند. به این ترتیب شما و مراجع قانونی مطمئن خواهید شد که بر روی این ملک ادعایی وجود ندارد. با استفاده از این کار می‌توانید به راحتی برای دریافت سند جداگانه برای املاک موروثی انحصار وراثت شده اقدام کرده و یا سند خود را از چنگ کلاه‌بردارانی که قانون را دور زده‌اند نجات دهید. اما بهترین کار این است که اسناد خود را در جای مطمئنی بگذارید و به خوبی از آن‌ها مراقبت کنید تا نیازی که به پیمودن هیچ یک از این مراحل پیدا نکنید.
