گواهی عدم حضور در دفترخانه اسناد رسمی

زمانی که پای خرید املاک صنعتی مانند کارخانه‌ها، کارگاه‌ها و سوله‌ها در میان باشد، قاعدتاً پول‌های کلانی در این معامله جابجا می‌شود. بنابراین طبیعی است که با کوچک‌ترین اشتباهی در زمان تنظیم مبایعه‌نامه، ممکن است در مسیرهای قانونی و حقوقی، ضررهای کلانی هم متوجه شما شود. یکی از این مشکلات که در معاملات املاک تجاری و صنعتی به وفور دیده می‌شود، عدم حضور در دفترخانه است. مثلاً فرض کنید که شما به عنوان خریدار در یک بنگاه معاملاتی، یک سوله را خریداری کرده و مبایعه‌نامه آن را نیز با فروشنده به امضا رسانده‌اید. مبلغی را هم به عنوان بیعانه پرداخت کرده‌اید. سپس تاریخ مشخصی را برای حضور در دفترخانه تعیین کرده‌اید اما فروشنده برای انتقال سند حضور پیدا نکرده است. در این شرایط، تنها یک راه برای شما وجود دارد که بتوانید از راه قانونی، پیگیر فروشنده شده و مطالبات خود را از او درخواست کنید و آن هم گواهی عدم حضور در دفترخانه است. اما این گواهی در چه زمان‌هایی صادر می‌شود و چه مزیت‌هایی برای خریدار و فروشنده دارد؟ در این مطلب به این موضوع به صورت جزئی خواهیم پرداخت.

گواهی عدم حضور در دفترخانه اسناد رسمی چیست؟

این گواهی همان‌طور که از نامش پیداست، مستندی است که توسط دفتردار در یک دفترخانه اسناد رسمی صادر می‌شود و به موجب آن گواهی خواهد شد که خریدار یا فروشنده در زمان تعیین شده برای انتقال سند در این دفترخانه حضور پیدا نکرده است. اول آن که برای صدور این گواهی تا پایان روز اداری تاریخ معین شده باید صبر کنید. سپس مدارک خود را که در ادامه آن‌ها را شرح می‌دهیم، به سردفتر یا کفیل دفتر ارائه کرده و وی یک متن مشابه متن زیر خواهد نوشت:

با توجه به مدارکی که از طرف آقا/ خانم …. ارائه شده است، خانم/ آقای … در راستای انتقال سند ملک … واقع در … در تاریخ … در دفترخانه … تا پایان وقت اداری حضور پیدا نکرده‌اند. بنابراین به تقاضای آقا/ خانم … این گواهی از طرف … به عنوان سر دفتر تنظیم شده و به ایشان ارائه گردید.

این متن نشان می‌دهد که یکی از طرفین در این معامله حضور نداشته است. بنابراین طرف دیگر معامله از طریق شکایت در دادگاه یک اهرم فشار در دست خواهد داشت تا بتواند روند معامله را پیگیری کرده و انتقال سند را انجام بدهد.

گواهی عدم حضور در دفترخانه در چه شرایطی صادر می‌شود؟

این قسمت را با دقت بخوانید. اگر شما در حال معامله یک ملک صنعتی هستید، باید تمام حواس خود را جمع کنید و با قوانین مربوطه به خوبی آشنا باشید تا خدای ناکرده در دام کلاه‌برداران نیفتید. فرقی نمی‌کند که خریدار باشید یا فروشنده، در هر صورت در زمان تنظیم مبایعه‌نامه، در بند چهارم آن که مربوط به تعیین زمان انتقال سند و تعیین دفترخانه مدنظر است، خواستار پر کردن این قسمت شوید. معمولاً فروشندگان در یک تبانی با بنگاه‌داران، ممکن است به شما بگویند که نیازی به تعیین دفترخانه نیست و حالا که معامله جوش خورده است، می‌توانید بعداً به صورت تلفنی با یکدیگر برای پیدا کردن یک دفترخانه هماهنگ شوید و صحبت‌های این‌چنینی. اما هرگز در چنین شرایطی زیر بار نرفته و بخواهید که تاریخ مشخصی در این بخش نوشته شود. حتی دفترخانه و شماره ثبت آن را هم در این قسمت باید بنویسید تا هیچ‌گونه شک و شبهه‌ای باقی نماند.

مثلاً می‌توانید در این بخش بنویسید که طرفین معامله متعهد هستند در تاریخ … در دفترخانه اسناد رسمی … شماره … در آدرس … حضور پیداکرده و کلیه تعهدات خود را به اجرا بگذارند تا سند رسمی ملک مورد معامله به نام خریدار انتقال پیدا کند.

همین چند جمله ساده به شما این حق را می‌دهد که در دفترخانه موردنظر و بعد از عدم حضور طرف مقابل، درخواست یک گواهی عدم حضور کنید. توجه داشته باشید که در صورت عدم اضافه کردن این بند به قولنامه، گواهی عدم حضور صادر نمی‌شود. به این نکته توجه داشته باشید که برخی از قولنامه‌ها دارای کد رهگیری هستند و برخی دیگر که به صورت دستی نوشته می‌شوند، این کد را ندارند و ممکن است فروشنده به دلیل دستی بودن قولنامه، ادعا کند که نیازی به نوشتن این بند نیست.

اما جدا از این که عدم نوشتن این بند ممکن است نشان بدهد کاسه‌ای زیر نیم کاسه است، در هر صورت در هر نوع قولنامه‌ای امکان‌پذیر است و شما نباید نوشتن آن را نادیده بگیرید. اما صحبت از کاسه و نیم کاسه شد! واقعیت این است که برخی از فروشندگان در برخی شرایط اصلاً حق انتقال سند ندارند یا ملک به هر دلیل دچار مشکلات حقوقی شده است. بنابراین از ذکر تاریخ دقیق برای انتقال سند و تسویه‌حساب، سر باز می‌زنند. بنابراین بهانه‌هایی که ممکن است فروشنده یا بنگاه‌دار برای شما بتراشند را فراموش کرده و روی تعیین تاریخ دقیق و شماره دفترخانه اصرار بورزید.

نکته مهم دیگر در مورد صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه، عدم تکمیل مدارک است. مثلاً این بار فرض کنیم که شما فروشنده باشید و با خریدار در مورد دریافت مابقی مبلغ معامله توافق کرده‌اید که وجه نقد یا چک بانکی دریافت کنید. البته این موارد هم باید در ادامه بند چهارم مبایعه‌نامه نوشته شده باشند. اما اکنون خریدار با چک شخصی یا مبلغی کمتر از میزان توافق شده در دفترخانه حاضر شده است یا آن که مدارک وی ناقص است. در این شرایط هم می‌توانید درخواست صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه داشته باشید به شرط آن که این مورد را هم در متن قولنامه ذکر کرده باشید که «نقص مدارک یا نبود وجه نقد یا چک بانکی به معنی عدم حضور در دفترخانه است.»

گواهی عدم حضور به چه دردی می‌خورد؟

همان طور که گفتیم این گواهی به شما این حق را می‌دهد که پیگیر انجام معامله شده و مبلغی که طلبکار هستید را از نظر قانونی مورد درخواست قرار دهید یا آن که به ازای هر یک روزی که از زمان تعیین انتقال سند می‌گذرد، از فروشنده درخواست غرامت کنید. با توجه به آن که املاک صنعتی و تجاری با اهداف بلندمدت و سرمایه‌گذاری خریداری ‌شده یا اجاره می‌شوند، هر یک روزی که از زمان نهایی شدن معامله بگذرد، به معنی ضرر برای خریدار است. بنابراین خریدار می‌تواند در صورت عدم حضور فروشنده یا عدم تکمیل بودن مدارک او، از گواهی خود استفاده کرده و با ارائه آن به دادگاه، درخواست غرامت کرده و روند انتقال سند را سرعت ببخشد.

توجه داشته باشید که برای صدور این گواهی به متن قولنامه‌ای که پیش‌تر تنظیم کرده‌اید، نیاز خواهید داشت. بنابراین از آن به خوبی نگهداری کنید. در متن گواهی عدم حضور نیز بهتر است به کد رهگیری قولنامه اشاره شود.

اگر در روز قرار در دفترخانه هریک از طرفین حاضر نشدند چه باید کرد؟

در روز تنظیم سند باید در دفترخانه حاضرباشید و گواهی عدم حضور می گرفتید و به دادگاه مراجعه می کردید و الباقی ثمن معامله را به حساب دادگاه می ریختید و دادگاه دستورتنظیم سند را صادر می کرد و بدون حضور عملا فروشنده می توانستید سند را بگیرید و اگر در داخل مبایعه نامتون جریمه تاخیر لحاظ کرده باشند شما می توانید با گواهی عدم حضور

دادخواست بدید و جرایم تاخیر روزانه را هم از فروشندتون بگیرید و اگر این کار را نکنید در اون روز هیچ برگه ی قانونی ندارید که بتوانید نشون بدید ایشون در دفترخانه حاضر نشده وکارهای قانونی اش انجام نمی شود و باید احضارنامه داد و یسری مراحل قانونی انجام شود اما فقط با گرفتن گواهی عدم حضور چندین ماه کارشمارو  جلو بندازید و قانونی تر پیش بروید..

مدارک مورد نیاز برای دریافت گواهی عدم حضور

قولنامه(رسمی یا عادی) که به امضاء متعاملین رسیده باشد

مدارک شناسایی ازجمله شناسنامه وکارت ملی

چک بانکی در وجه خود به میزان الباقی ارزش معامله(منطبق با قرارداد) تهیه وهمراه خود جهت ارایه به دفترخانه داشته باشید

شما می توانید مبلغ چک مربوطه را پس از صدور گواهی عدم حضور با مراجعه به بانک دریافت کنید و نیاز به نگهداری آن تا زمان دادگاه نیست

پس اگر در تاریخی که در داخل مبایعه قید شده و در روز تنظیم سند هریک از طرفین حاظر نشدند طرف مقابل برود یک گواهی عدم حضور بگیرد اینطوری حتی اگر نخواهد از لحاظ قانونی اقدام کند دستش پر است و هروقت بخواهد می تواند این کار را انجام دهد.

باید دقت کرد که در هنگام مراجعه به دفاتر مشاور املاک , این دفاتر توجه لازم در تحریر مبایعه نامه تنظیمی معمول داشته و بدون قلم خوردگی و اشتباه هم به شماره دفتر خانه ای که مقرراست سند رسمی در آن دفترتنظیم گردد اشاره کرد و هم به تاریخ دقیق انتقال سند توجه کامل شود چون این دو مورد از مواردی است در صورت نداشتن صحت ، قلم

خوردگی و یا هر گونه شک صدور گواهی عدم حضور از طرف دفاتر اسناد رسمی ، بامشکل مواجه می شود.

گواهی عدم حضور می توان به دو صورت انجام پذیرد:

از طرف خریدار با حضور در دفتر اسناد رسمی علیه فروشنده گرفته شود.

از طرف فروشنده با حضور در دفتر اسناد رسمی علیه خریدار گرفته شود.

از نظر دادگاه ،تمامی دعاوی مربوط به دریافت هزینه های ضرر و زیان مندرج در قرارداد و همچنین صدور حکم های لازم به تنظیم سند، به واسطه اعتبار این گواهی قابل دسترسی

بوده و مبنای صحت ادعای هریک از طرفین معامله در این خصوص است بنابراین،در صورت خودداری هریک از طرفین از انجام تعهدات مقرر در قرارداد در خصوص انتقال سند ، از گرفتن

گواهی عدم حضور در دفترخانه غافل نشوید

نکاتی که باید رعایت کنید:

-طبق قانون ، اولین روز رسمی بعد از روز تعطیل ملاک است.نهایتا می توانید از دفترخانه گواهی دال بر این موضوع بخواهید که روز محضر مواجه با تعطیل رسمی بوده و ناگزیر امکان صدور گواهی عدم حضور مهیا نیست و رسمی و عادی بودن مبایعه نامه اهمیتی ندارد.حتما باید در همان دفترخانه مقرر اقدام کنید.

– توجه داشته باشید که قبل از موعد محضر از طریق اظهارنامه مراتب تعطیل رسمی و انجام معامله در روز بعد را به فروشنده رسما ابلاغ کنید

طبق بند ۸۹ بخشنامه های ثبتی راجع به گواهی عدم انجام معامله با ذکر علت که اعلام نموده صدور گواهی با ذکر علت عدم انجام معامله از طرف مقابل بلا مانع است یعنی

-سردفتر هیچ الزامی به دادن گواهی ندارد

-طبق بند ۶۸۷ بخشنامه های ثبتی اظهار نامه نمی تواند جهت صدور گواهی موضوع بند ۸۹ قرار گیرد چون رضایت طرف مقابل را ندارد.

جمع‌بندی

گواهی عدم حضور در دفترخانه یکی از مواردی است که معمولاً توسط خریداران و فروشندگان نادیده گرفته می‌شود اما از آنجایی که مسئولیت‌های حقوقی زیادی بر گردن طرفین می‌گذارد، مهم است که در زمان نوشتن قولنامه، شرایط را طوری تعیین کنید که بعدها بتوانید از این گواهی استفاده کرده و مزیت‌های قانونی آن را برای جلوگیری از متضرر شدن در معامله مورد استفاده قرار دهید.